21.10.2020

Mehr Ordnung in den Geschäftsabläufen – Mit klaren Strukturen zu kontinuierlicher Verbesserung

Ein strukturiertes und durchdachtes Prozessmanagement ermöglicht informierte  Entscheidungen, transparente Kommunikation und legt die Basis für  kontinuierliche Verbesserung. RACI ist eine etablierte Methode, die sich im Praxiseinsatz vielfach bewährt hat.

Die Corona-Krise löst vielerorts das aus, was auch ohne Lockdown, Home Office und angespannte Märkte notwendig gewesen wäre. Dabei sind die Betätigungsfelder schnell ausgemacht: Liquidität sichern, Kostenstrukturen optimieren, Strategie anpassen, Digitalisierung vorantreiben und vielleicht sogar die Belegschaft verkleinern – das Unternehmen schlanker und resilienter machen und es zukunftssicher aufstellen.

Oft unterschätzt wird dabei eine gute Ordnung der Geschäftsabläufe. Diesen Prozessen mangelt es nicht selten an Transparenz, so dass Entscheidungen nicht gut informiert getroffen oder Ressourcen nicht effektiv eigesetzt werden können. Wer einmal das zweifelhafte Vergnügen hatte, in einer Matrixstruktur zu arbeiten, weiß, wieviel Zeit und Information verloren geht, wenn horizontal und vertikal zunächst einmal ein einheitlicher Blick auf die Priorisierung der Angelegenheit erarbeitet werden muss. Wann schließlich etwas Sinnstiftendes für die Organisation oder ein spannendes Produkt für den Markt herauskommt, ist dann noch lange nicht ausgemacht.

Wie ist so etwas unabhängig von der Unternehmensgröße in den Griff zu bekommen?

Mit RACI steigt das Verständnis für Rollen und Zuständigkeiten und es wird mehr Transparenz erzeugt.

Axel Kellermann

Das Geschäftsprozessmanagement (GPM, engl. BPM) beschäftigt sich mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Ganzheitliche Ansätze des Geschäftsprozessmanagements adressieren insbesondere organisatorische Aspekte, wie die strategische Ausrichtung, die Organisationskultur oder die Einbindung und Führung von Prozessbeteiligten.

Je strukturierter und umfassender Geschäftsprozesse analysiert, definiert und aufeinander abgestimmt sind, desto leichter fällt es Unternehmen und Entscheidern, Aktivitäten schnell und informiert auf den Weg zu bringen und sich kontinuierlich zu verbessern.

Die zentralen und entscheidenden Fragestellungen über alle Branchen hinweg lauten: „Wer macht was, wann, wie und womit?“ Genau dies muss strukturiert erfasst und erkennbar dargestellt werden. Dabei handelt es sich aber nicht um eine organisatorische Zuordnung – ein neues Organigramm – sondern um eine prozessbezogene Übersicht der jeweiligen Beteiligten. Wir wenden in Transformationsprojekten bevorzugt die RACI-Methode an. Diese stellt strukturiert die Verantwortlichkeiten und Funktionen von Prozessbeteiligten innerhalb einer Organisation dar.

Diese Vorgehensweise ist im Kern einfach, aber sehr vielseitig und leicht anpassbar auf unterschiedlichste Aufgabenstellungen. Sie dient der Definition der Beteiligungsebenen und vor allem der Visualisierung von Zuständigkeiten innerhalb eines Geschäftsprozesses: Responsible, Accountable, Consulted, Informed. Damit ist alles Notwendige verteilt: R bezeichnet den Macher, der die Angelegenheit vorantreibt. A ist der Entscheider und die Kontrollinstanz, ggf. der Showstopper oder der Türöffner nach oben. C sorgt für das notwendige Know-How und wird zu Rate gezogen und I muss wissen, was vor sich geht, ohne selbst einzugreifen. Je nach Aufgabe kann eine Person mehrere Rollen innehaben, aber auch eine Rolle von mehreren Individuen ausgefüllt werden.

Der Mehrwert von RACI liegt auf der Hand: Das Verständnis für Rollen und Zuständigkeit steigt. Es wird Transparenz erzeugt. Damit treten Bremsklötze und Inhaltsbarrieren innerhalb einer Organisation klar zu Tage. So wird die Grundlage für weitere Optimierungen geschaffen. Ein konsequenter Einsatz der RACI-Methode verhindert beispielsweise die oben beschriebenen, uneffektiven und ineffizienten Abstimmungsrunden in Matrix-Organisationen.

Und: Nur eine prozess-orientierte Struktur ist geeignet, die passenden technischen Systeme zu definieren und damit die Frage zu beantworten: welche Prozesse sind digital zu unterstützen oder gar komplett digitalisierbar?

Dabei ist unbedingt die Reihenfolge einzuhalten. Wenn nämlich Geschäftsprozesse auf die technische Machbarkeit angepasst werden, ist es so, als wedele der Schwanz mit dem Hund.

Visual: Alexander Mauer
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Wandel ist positiv! Wir sorgen mit Know-How und Empathie dafür, dass Veränderung gelingt. Alexander Mauer und Axel Kellermann sind Transformations-Profis und als selbstständige Interim-Experten aktiv. 2017 gründeten die Branchenkenner proINject – Interim Network.
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